10 tâches répétitives à automatiser pour gagner du temps
Avez-vous déjà eu l’impression d’avoir passé votre journée à exécuter des tâches à faible valeur ajoutée, et ce au lieu de vous consacrer à des tâches réellement importantes ?
Vous n’êtes pas le(la) seul(e).
En tant que freelance ou entrepreneur solo, une partie de votre temps disparaît dans des tâches courantes et en apparence anodines comme la prise de rendez-vous, l’émission de factures ou encore la relance de clients.
Or si elles sont nécessaires, ces tâches répétitives empiètent drôlement sur le temps que vous pouvez consacrer à votre cœur de métier et au développement de votre activité.
Inspirée de mon expérience, je viens vous souffler quelques idées pour automatiser les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée qui accompagnent votre activité. Vous pourrez ainsi libérer des créneaux pour exprimer toute votre créativité.
Automatiser des tâches administratives
Classer ses e-mails et créer des modèles de réponses automatiques
Gérer une boîte mail constitue la tâche répétitive et chronophage par excellence, rapidement multipliée si vous possédez plusieurs comptes.
Or, vous pouvez très facilement reprendre le contrôle grâce à quelques gestes simples et efficaces.
Commencez par classer vos messages par catégories (grâce à des libellés et des filtres pour Gmail), puis créez des modèles de réponses automatiques (pour valider un rendez-vous, par exemple). Vous gagnerez un temps très précieux.
Vous trouverez bien d’autres astuces dans cet article. Et si vous gérez plusieurs comptes Gmail ou GSuite, je vous recommande d’essayer Kiwi for Gmail.
Simplifier la facturation
De nombreux outils de facturation et de comptabilité en ligne existent désormais et ils ne manquent pas de faire des heureux parmi les indépendants et petites entreprises. Ils consistent à simplifier la gestion quotidienne comptable et commerciale en la rendant ultra intuitive, donc rapide. C’est le cas de QuickBooks, Je pilote mon entreprise ou Sellsy.
Quickbooks, outil de facturation et de comptabilité en ligne
Prenons une situation simple : lorsqu’un de vos clients effectue le paiement d’une prestation ou d’une formation en ligne, vous émettez automatiquement (et en quelques clics) une facture, que vous lui envoyez directement par e-mail. Autre possibilité offerte (et non des moindres !) : l’automatisation des relances.
De plus, certains professionnels peuvent s’appuyer sur des solutions dédiées adaptées à leur métier. À titre d’exemple, LSP Expert ou Baacs ont été spécifiquement conçus pour (et par) des traducteurs. Cet article peut vous aider à choisir un outil de facturation en ligne.
Signalons que certaines solutions comme Quickbooks s’intègrent particulièrement bien avec des applications de création d’automatisations comme Zapier. L’occasion parfaite d’introduire cet outil qui vous simplifiera la vie.
Zapier : créer des automatisations entre applications web
Quelques exemples d’automatisations rendues possibles :
actualiser automatiquement un CRM en fonction des réponses à un questionnaire ;
créer automatiquement une facture dans son logiciel de facturation en ligne après avoir reçu un paiement par Stripe ou PayPal ;
donner automatiquement accès à une formation en ligne après une inscription ;
sauvegarder automatiquement un document envoyé à une adresse Gmail dans Dropbox ;
actualiser un tableau Trello avec les réponses fournies dans un formulaire Paperform.
Faciliter les paiements
Pour accepter facilement un paiement ligne, tout en améliorant l’expérience client, deux solutions principales s’offrent à vous : Paypal ou Stripe. Ces deux passerelles automatisent les paiements en évitant l’échange par e-mail de coordonnées bancaires.
Paypal ou Stripe s’intègrent à de nombreux systèmes de paiements en ligne, tels que SendOwl, ThriveCart ou un simple formulaire Paperform.
Signer des documents en ligne
HelloSign sert à ajouter votre signature électronique sur tous vos documents en ligne, des devis de vos fournisseurs et collaborateurs aux documents administratifs, en passant par les devis que vous faites vous-mêmes signer à vos clients. Vous pouvez signer jusqu’à 3 documents par mois avec le compte gratuit.
Les connecteurs HelloSign sont disponibles pour les principales applications professionnelles comme Gmail, Google Docs, Dropbox, Hubspot CRM, etc.
Automatiser des tâches commerciales
Automatiser les prises de rendez-vous
Une étude très instructive menée à l’ETH Zurich révèle que 8 échanges d’e-mails en moyenne sont nécessaires pour convenir d’un rendez-vous. Multipliez ce chiffre par le nombre de vos clients et prospects et vous verrez que le résultat est tout aussi effarant que décourageant.
Des applications existent pour vous faire gagner du temps et automatiser, par exemple, la réservation d’une séance de découverte gratuite par vos clients potentiels et vos séances de coaching avec vos clients.
Ainsi, l’outil de planification Calendly se synchronise avec vos agendas (Google Calendar, Outlook) et permet de configurer les e-mails de rappel. De plus, c’est une solution facile à intégrer à votre site et il en existe une version gratuite.
ActiveCampaign, l’outil d’e-mail marketing que je recommande à mes clients.
Suivre activement ses prospects
Un prospect saisit son e-mail via un de vos formulaires pour demander des informations, participer à un événement, télécharger un e-book, etc. Et après ? Vous imaginez des relances qui seraient uniquement manuelles ? En périodes creuses comme au plus haut de votre activité ?
Pour mettre toutes les chances de votre côté et accroître le taux de conversion, je vous suggère d’utiliser un CRM comme Hubspot CRM ou un outil d’e-mail marketing comme ActiveCampaign qui déclenchent automatiquement des scénarios d’e-mails aux contenus pertinents et qualitatifs.
L’avantage commercial est évident : il vous sera plus facile de convaincre des personnes déjà entrées en contact avec votre marque, déjà intéressées, voire déjà conquises.
Recueillir des informations auprès de vos clients et prospects
Paperform, l’outil que j’utilise pour créer des formulaires en ligne avancés.
Pour gagner du temps avant une séance découverte ou pour préparer un devis, je vous recommande vivement Paperform, une application de création de formulaires qui vous servira à recueillir de précieuses informations sur vos clients ou prospects.
Il existe une solution concurrente gratuite : Typeform. Cependant, si avez besoin de fonctionnalités payantes (rediriger l’utilisateur vers une page après avoir renseigné un formulaire, fonctionnalité branch logic, accepter des paiements via le formulaire, etc.), Paperform offre un meilleur rapport qualité/prix.
Automatiser des publications sur les réseaux sociaux
Simples et complets, des outils comme MeetEdgar, Metricool ou encore SocialBee visent à organiser et à planifier vos publications sur les réseaux sociaux.
Très utiles pour vos publications evergreen, c’est-à-dire vos contenus « non périssables », ces solutions offrent la possibilité de créer des listes automatiques et de bâtir une stratégie marketing qui perdure sans vous faire perdre du temps.
Automatiser des tâches techniques
Automatiser la maintenance de son site internet
De nombreuses solutions de création de sites web existent, des plus simples aux plus complètes, dont des logiciels libres. Si ces derniers présentent des avantages indéniables, ils ne sont pas exempts de bugs et autres surprises désagréables. Ils requièrent de ce fait une maintenance importante pour pallier cette vulnérabilité. WordPress, que j’ai utilisé pendant des années, offre des possibilités d’automatiser la maintenance et des extensions visant à renforcer les mises à jour de sécurité automatiques.
Pour ma part, j’ai préféré en changer, jugeant la maintenance et les risques trop importants. C’est ainsi qu’un malheureux oubli de maintenance m’a valu le piratage de mon site en 2015, et ce à deux reprises ! Je lui ai donc préféré la solution tout-en-un SquareSpace pour gagner du temps avec la maintenance et être plus tranquille. Je vous en reparlerai dans un prochain article.
Automatiser le back-up de son ordinateur
Impossible d’être entièrement à l’abri d’une défaillance technique ou d’une fausse manipulation. Et, dans ce cas, perdre des documents administratifs ou les dernières versions des fichiers sur lesquels vous travaillez se révèle un abominable cauchemar, vous en conviendrez.
Pour éviter la solution hasardeuse du disque dur externe (qu’on oublie parfois de brancher), la sauvegarde intégrale sur Cloud reste la meilleure option. Blackblaze, Crashplan, etc., les logiciels de sauvegarde sont nombreux. Et grâce à l’automatisation, plus la peine d’y penser ! J’ai retenu deux articles qui expliquent clairement cette démarche, l’un en français, l’autre en anglais.
Automatiser une partie des tâches que suppose votre activité, c’est être moins exposé à certaines situations périlleuses, aux interruptions et aux distractions que vous rencontrez dans votre quotidien de professionnel.
Vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre expertise métier et votre rôle de chef d’entreprise.
Et vous, quelles tâches répétitives souhaitez-vous automatiser ?